Conçus pour les jeunes, nos séjours sont déclarés auprès de la Province Sud, la Direction de la Jeunesse et des Sports de Nouvelle-Calédonie, la Mairie de Nouméa, le SIPRES (services vétérinaires) ce qui implique le respect des normes en vigueur tant au point de vue pédagogique, sanitaire que de la sécurité. Les jours, heures, moyens de transport et activités sont donnés à titre indicatif et peuvent être modifiés ou annulés pour des raisons indépendantes de notre volonté et sans que nous en soyons tenus pour responsables : intempéries, problèmes de transport, maladie, contagion etc. Les équipes d’encadrement sont sélectionnées avec rigueur. Chacun doit avoir fourni à l’association les originaux de ses diplômes, un certificat médical de non contagion et un extrait de casier judiciaire. 

S’inscrire : les inscriptions sont prises dans la limite des places disponibles et selon l’âge de l’enfant. Elle n’est effective que lorsque le dossier est complet et entièrement payé (voir pièces à fournir, document remis à l’inscription). Les inscriptions se font exclusivement soit au bureau de l’association, soit au « Carrefour Vacances ».

Prix du séjour : les prix indiqués sont forfaitaires et donnés à titre indicatif pour l’ensemble de nos séjours. Ils peuvent être soumis à variation à la hausse ou à la baisse en fonction des taux de change, du coût des transports, des différentes taxes afférentes aux prestations offertes et indépendant de notre volonté. Seul le prix indiqué lors de l’inscription et figurant par conséquent sur votre facture, fera foi en cas de contestation. Sont inclus dans les frais : l’hébergement et la pension décrits dans le programme, les activités, visites, excursions prévues dans le projet pédagogique et proposées par l’équipe d’animation et /ou contenues dans le guide, l’encadrement (sauf AVS dans le cadre de vacances adaptées), les voyages sauf indications contraires, les déplacements en cours de séjour, l’assurance responsabilité civile, rapatriement et individuelle accident.

Ne sont pas inclus : les achats personnels ainsi que les activités non prévues au programme, les frais médicaux (à rembourser au retour), l’assurance annulation. 

Aides aux vacances : les organismes suivants peuvent verser des aides couvrant tout ou partie du séjour (se renseigner auprès d’eux directement) : CAFAT, JPA et de Nouméa (dispositifs aide aux vacances du ccas), enfants boursiers des provinces sud et nord (fournir l’attestation de bourse 2016), ASE, DPASS (voir les assistantes sociales), CCAS, les comités d’entreprise, les associations caritatives, les clubs de service. Dans tous les cas, le justificatif de prise en charge doit être fourni au moment de l’inscription.

Modification ou annulation du séjour : ALVM se réserve le droit d’annuler ou de modifier tout ou partie du séjour si les circonstances l’exigent et indépendamment de sa volonté : manque d’effectif, transports, intempéries, cyclone, maladie, contagion…Dans ce cas, un autre séjour équivalent sera proposé ou le remboursement intégral des sommes versées. 

Désistement ou annulation du fait de l’inscrivant : tout désistement ou annulation doit se faire le plus rapidement possible et être confirmé par courrier recommandé à l’association ou par mail. Dans tous les cas, des frais de dossier seront retenus : centre de loisirs 3 000xfp, camps 6 000xfp, voyages à l’étranger 10.000xfp (pour ces derniers, voir conditions générales et particulières de ventes). Par la suite, le barème suivant s’appliquera (hors titre de transport non remboursable) :

• 30 à 21 jours avant le départ : 25 %

• 20 à 15 jours avant le départ: 50 %

• 14 à 9 jours avant le départ : 75 %

• 8 jours avant le départ : 100 %

Dans tous les cas, il sera retenu les frais de dossier sus mentionnés. La cotisation n’est pas remboursable. Aucun remboursement ne pourra être consenti pour un séjour écourté pour quelle que raison que ce soit (départ volontaire du vacancier, renvoi pour raisons impératives).

Frais de recouvrement : en cas de recours contentieux pour le recouvrement de factures impayées, il sera perçu des frais forfaitaires de dossier de 3 000xfp.

Responsabilité civile de ALVM : l’association « Les Villages de Magenta », 5 rue C. Péronnet, 98803 Nouméa, Nouvelle Calédonie a souscrit une assurance RC n° 112.464.115 auprès de MMA comportant des garanties au moins équivalente en étendues à celles prévues par les articles 20 à 25 du décret n° 94-490 du 15 juin 1994. L’association souscrit aussi une assurance spécifique pour les voyages à l’étranger (AVA assistance, Mondiale assistance…).

Responsabilité civile du vacancier : chaque vacancier doit être couvert par sa propre assurance. Tout dégât ou accident provoqué par lui-même sera donc à déclarer auprès de sa propre assurance.

Frais médicaux : les frais médicaux (médecin, pharmacie, soins infirmiers) sont à la charge des participants. Dans le cas où l’association avance ces frais, une demande de remboursement récapitulative sera adressée à sa famille ou son représentant légal à la fin du séjour (par téléphone ou par mail, ou remis en mains propres). A la réception du remboursement, les feuilles de maladies et factures afférentes seront remises ou envoyées.

Instructions de départ : la convocation et tous les renseignements sur le départ et le voyage sont communiqués oralement à l’inscription puis au cours de la réunion préparatoire parents-enfants-équipe (la date et l’heure sont précisées à l’inscription et un document remis). La présence du participant et d’un de ses parents ou tuteur à cette réunion est OBLIGATOIRE sous peine de voir annuler l’inscription. La liste du trousseau est donnée et commentée et un sac léger remis lors de cette réunion.

Enfants sous traitement médical au départ : la remise du carnet de santé est conseillé mais non obligatoire. Il sera conservé par le directeur et restera confidentiel. Pour les enfants sous traitement médical, fournir le jour du départ : l’ordonnance récente nominative, les médicaments dans leur boîte d’origine avec la notice, leur nom et la posologie écrits lisiblement dessus. Aucun médicament ne sera conservé par l’enfant, tout doit être remis à l’assistant sanitaire même les médicaments les plus anodins. Seuls les médicaments contre l’asthme (ventoline, maxair…) seront conservés par l’enfant et s’il sait parfaitement s’en servir. Au retour, une fiche du suivi sanitaire sera remise aux parents dans le carnet de santé. Ils auront connaissance ainsi de tous les soins prodigués à leur enfant durant le séjour.

Encadrement : tout le personnel d’encadrement ainsi que les prestataires de service et intervenants ont reçu des formations spécifiques (théorie et pratique) ou justifient de compétences nécessaires à l’encadrement des activités. Un animateur assure l’encadrement de 8 à 12 vacanciers suivant le projet pédagogique du séjour ou le degré d’autonomie des participants.

Aptitude au séjour : toute information pouvant nuire au bon déroulement du séjour doit être signalée à l’inscription et/ou lors de réunions ou rencontre avec équipe (problèmes de santé, familiaux, trouble du comportement, du sommeil, de l’alimentation, addiction, appareillage, allergies et contreindications…). Dans tous les cas, l’association se réserve le droit de renvoyer le participant après en avoir informé la famille ou le tuteur. Dans ce cas, aucun remboursement ne sera consenti et les frais de rapatriement occasionnés par ce retour seront à la charge de la famille ou du tuteur.

Réclamations : les réclamations doivent être adressées par lettre recommandée avec accusé de réception au siège de l’association BP 14522 Nouméa 98803, et ce dans un délai d’un mois suivant la fin du séjour. Une réponse circonstanciée sera apportée par ALVM après avoir rassemblé les informations nécessaires. Toutefois, la responsabilité de ALVM ne saurait être engagée en cas de perte, vols, détériorations d’affaires personnelles, espèces, objets de valeur que les vacanciers auront décidé d’emporter avec eux.

Acceptation : l’inscription et la participation à l’un de nos séjours impliquent tant de la part de la famille et/ou de son représentant légal assurant l’inscription, l’acceptation pleine et entière des présentes conditions ainsi que les règles des séjours.

Informatique et libertés : les informations communiquées sont indispensables à la prise en compte de votre demande ; elles donnent lieu à l’exercice du droit d’accès et de rectifications dans les conditions prévues par la loi « informatique et libertés » ; sauf refus de votre part, vos noms et adresses peuvent être utilisées par tous les services de l’association et à des fins non commerciales. Les photos illustrant le guide de nos séjours ne sont pas contractuelles.